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檔案行業基本術語

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中華人民共和國檔案行業標準 DA/T 1-2000檔案工作基本術語國家檔案局最新發布。檔案行業標準確定了檔案工作的基本術語及其定義。檔案行業標準運用于檔案工作、文書工作及有關領域。

中華人民共和國檔案行業標準 DA/T 1-2000

檔案工作基本術語

General terminology for archives work

(2000年12月6日國家檔案局發布,2001年1月1日起施行)

1. 范圍

本標準確定了檔案工作的基本術語及其定義。

本標準運用于檔案工作、文書工作及有關領域。

2. 一般概念

2.1 檔案 archives

國家機構、社會組織或個人在社會活動中直接形成的有價值的各種形式的歷史記錄。

2.2 檔案價值 archival value

檔案對國家機構、社會組織或個人的有用性。

2.3 檔案工作 archives work

管理檔案和檔案事業的活動。

2.4 檔案管理 archives management

檔案的收集、整理、保管、鑒定、統計和提供利用等活動。

2.5 檔案學 archival science

研究檔案的形成規律、性質、特點以及檔案工作方法與發展規律的科學。

2.6 公共檔案 Public archives

國家機構或其他公共組織在公務活動中形成的為社會所有的檔案。

2.7 私人檔案 private archives

私人或私人組織在社會活動中形成的為私人所有的檔案。

2.8 文書檔案 administrative archives

反映黨務、行政管理等活動的檔案。

2.9 科學技術檔案 scientific and technical archives

反映科學技術研究、生產、基本建設等活動的檔案。

2.10 專業檔案 specialized archives

反映專門領域活動的檔案。

2.11 音像檔案 audio-visual archives

記錄聲音或影像的檔案,包括照片、影片、錄音帶、錄像帶等。

2.12 文件 record/document

國家機構、社會組織或個人在履行其法定職責或處理事務中形成的各種形式的信息記錄。

2.13 電子文件 electronic records

以數碼形式記錄于磁帶、磁盤、光盤等載體,依賴計算機系統閱讀、處理并可在通信網絡上傳輸的文件。

2.14 原件 original document

最初產生的區別于復制件的原始文件。

2.15 復制件 copy/ duplicated document 與原件內容相同的復制品。

2.16 文稿 draft/ manuscript

文件起草過程中形成的歷次稿子,可分為草稿和定稿兩種。

2.17 文本 text/ version

同一文件由于作用不同而形成不同的版本,可分為正本、副本、試行本、修訂本、各種文字文本等。

2.18 正本 official text

有規范格式和生效標志的正式文本。

2.19 副本 copy/duplicate

再現正本內容和形式特征的復本,備存查和通知有關方面之用。

2.20 手稿 manuscripts

由作者用手寫或打字等方式制作的原稿。

2.21 文種 record type

按性質和用途確定的文件種類的名稱。

2.22 檔案行政管理部門 archival administrative department

具有政府行政管理職能的檔案事業管理機構。

2.23 檔案室 record office

國家機構、企事業單位或其他社會組織內部設置的集中管理本單位檔案的專門機構。

2.24 檔案館 archives

集中管理特定范圍檔案的專門機構。 2.24.1 綜合檔案館 comprehensive archives 按照行政區劃或歷史時期設置的管理規定范圍內多種門類檔案的具有文化事業機構性質的檔案館。 2.24.2 專業檔案館 specialized archives 管理特定范圍專業檔案的檔案館。 2.24.3 部門檔案館 department archives 專業主管部門設置的管理本部門及其直屬機構檔案的檔案館。 2.24.4 企業檔案館 business archives 企業設置的管理本企業檔案的檔案館。 2.24.5 事業單位檔案館 institutional archives 事業單位設置的管理本單位檔案的檔案館。

2.25 檔案資料目錄中心 archival descriptive information centre

集中管理若干檔案館、檔案室特定范圍檔案資料目錄并提供檢索服務的專門機構。

2.26 文件中心 records centre

介于文件形成機構和檔案館之間的中間性或過渡性文件管理機構。

3. 檔案收藏

3.1 收集 acquisition/collection

檔案館、檔案室接收及征集檔案和其他有關文獻的話動。 3.1.1 歸檔 filling 辦理完畢且具有保存價值的文件經系統整理交檔案室(館)保存的過程。 3.1.2 移交 transfer 檔案室(館)等按照國家規定把檔案交給接收方檔案館保存的過程。 3.1.3 接收 accession

檔案館、檔案室按照國家規定收存檔案的過程。 3.1.4 征集 acquisition 檔案館按照國家規定征收散存檔案、散失檔案和其他有關文獻的活動。

3.2 寄存 deposit

檔案所有者在保持其法定所有權的清況下,將檔案存放在檔案館的行為。

3.3 捐贈 donation

檔案所有者將檔案無償贈送給檔案館的行為。

3.4 交換 exchange

國家(地區)之間,檔案部門之間,檔案部門與其他部門之間按照法規或協定互換檔案和其他文獻的活動。

3.5 館藏 holding

檔案館收藏的檔案及其他藏品的總和。

3.6 散存檔案 estray

未保存在法定保管處所的檔案。

3.7 散失檔案 removed archives

從原形成國家(地區)散失到國外的檔案。

4. 檔案鑒定

4.1 鑒定 appraisal

判定檔案真偽和價值的過程。

4.2 保管期限 retention period

對檔案劃定的存留年限。

4.3 保管期限表 records retention schedule

規定檔案保管期限的文件。

4.4 銷毀 destruction

經過鑒定對失去價值的檔案作毀滅性處置的過程。

4.5 銷毀清冊 destruction list

登錄被銷毀檔案題名、數量等內容并由責任人簽署的文件。

5. 檔案整理

5.1 整理 archival arrangement

按照一定原則對檔案實體進行系統分類、組合、排列、編號和基本編目,使之有序化的過程。

5.2 來源原則 Prinpciple of provenance

把同一機構、組織或個人形成的檔案作為一個整體加以管理的原則。

5.3 檔案實體分類 physical archives c1assification

根據檔案的來源、形成時間、內容、形式等特征對檔案實體進行的分類。

5.4 立檔單位 fonds constituting unit

構成檔案全宗的國家機構、社會組織或個人。

5.5 全宗 fonds

一個國家機構、社會組織或個人形成的具有有機聯系的檔案整體。

5.6 聯合全宗 combined fonds

由兩個或兩個以上立檔單位形成的互有聯系不易區分全宗而作為一個全宗對待的檔案整體。

5.7 匯集全宗 collected fonds

由若干個文件數量很少且具有某些共同特征或聯系的小全宗組成的作為一個全宗對待的檔案整體。

5.8 全宗群 fonds complex

由若干個具有時間、地區、性質等共同特征的全宗組成的群體。

5.9 案卷 file

由互有聯系的若干文件組合成的檔案保管單位。

5.10 立卷 filing

將若干文件接形成規律和有機聯系組成案卷的過程。

5.11 卷內備考表 file note

卷內文件狀況的記錄單,排列在卷內文件之后。

5.12 檔號 archival code

以字符形式賦予檔案實體的用以固定和反映檔案排列順序的一組代碼。

6. 檔案檢索

6.1 檢索 retrieval

存儲和查找檔案信息的過程。

6.2 編目 cataloguins/description

按照一定的規則進行檔案著錄并將條目組織成目錄的過程。

6.3 檔案信息分類 archival Information classification

以國家機構、社會組織的職能分工為基礎,結合檔案內容所記述和反映事物的屬性關系對檔案信息進行的分類。

6.4 條目 entry

反映文件或案卷內容與形式特征的著錄項目的組合。

6.5 著錄 description

對檔案內容和形式特征等進行分析、選擇和記錄的過程。

6.6 標引 indexing 對檔案內容進行主題分析,賦予檢索標識的過程。

6.6.1 分類標引 classified Indexing 對檔案內容進行主題分析,賦予分類號標識的過程。

6.6.2 主題標引 subject Indexing 對檔案內容進行主題分析,賦予主題詞標識的過程。

6.6.3 受控標引 controlled Indexing 依據主題詞表等控制工具進行的標引。

6.6.4 自由標引 free indexing 不用主題詞表等控制工具而直接使用關鍵詞等自然語言進行的標引。

6.7 關鍵詞 keyword

在標引和檢索過程中,取自文件、案卷題名或正文用以表達文獻主題并具有檢索意義的非規范化的詞或詞組。

6.8 主題詞 descriptor

在標引和檢索中用以表達文獻主題的規范化的詞或詞組。

6.9 檔案主題詞表 archives thesaurus

由表達檔案內容主題的自然語言中優選出的語義相關、族性相關的科學術語所組成的規范化詞典。在檔案標引與檢索過程中,它是用以將檔案、標引人員及用戶的自然語言轉換為統一的主題詞檢索語言的一種術語控制工具。

6.10 檢索工具 finding aid

用于存儲、查找和報道檔案信息的系統化文字描述工具,是目錄、索引、指南等的統稱。

6.11 目錄 catalogue 由揭示檔案特征的條目匯集而成并按照一定次序編排的檔案檢索工具。

6.11.1 案卷目錄 folder list/file list 以全宗為單位登錄案卷的題名及其他特征并按案卷號次序編排而成的一種檔案目錄。

6.11.2 卷內文件目錄 innerfile item 1ist 登錄卷內文件題名和其他特征并固定文件排列次序的表格,排列在卷內文件之前。

6.11.3 案卷文件目錄 file-item list;全引目錄 file-item list 以全宗為單位將案卷目錄與卷內文件目錄相結合按一定次序編排而成的一種檔案目錄。

6.11.4 分類目錄 classified catalogue 依據分類表按照分類標識以一定次序編排而成的一種檔案目錄。

6.11.5 主題目錄 Subject Catalogue 依據主題詞表按照主題標識以一定次序編排而成的一種檔案目錄。

6.11.6 專題目錄 subject catalogue 按照特定專題以一定次序編排而成的一種檔案目錄。

6.12 索引 index 指明檔案或目錄的某種特征,以一定次序編排并注明相應出處的檔案檢索工具。

6.12.1 文號索引 record number index 指明文件編號及相應檔號,以一定次序編排而成的一種檔案索引。

6.12.2 人名索引 name index 指明人名及相應檔號,以一定次序編排而成的一種檔案索引。

6.12.3 地名索引 place name index 指明地名及相應檔號,以一定次序編排而成的一種檔案索引。

6.13 檔案館指南 guide to an archives

介紹和報道檔案館基本情況、館藏檔案和有關文獻,指導利用者查閱利用的一種檔案檢察工具。

6.14 全宗指南 guide to an archival fonds

全宗介紹 introduction to an archiva1 fonds 介紹和報道立檔單位及其所形成檔案情況的一種檔案檢索工具。

6.15 專題指南 guide to subject records

專題介紹 introduction to subject records 介紹和報道某一專題檔案情況的一種檔案檢索工具。

7. 檔案利用

7.1 利用 access and use

利用者以閱覽、復制、摘錄等方式使用檔案的活動。

7.2 開放 opening

檔案館將達到一定期限、無需控制使用的檔案向社會公開提供利用的活動。

7.3 公布 Publishing

將檔案或檔案的特定內容通過某種形式首次公布于眾。

7.4 咨詢服務 reference service

檔案館、檔案室答復詢問、指導和幫助利用的活動。

7.5 檔案證明 archival evidence

依據檔案的記載出具的憑證性文件。

7.6 檔案展覽 exhibition

按一定主題展示檔案的活動。

7.7 閱覽室 reading room

檔案館、檔案室內供利用者閱覽檔案的專門場所。

7.8 密級 security classification

檔案文件保密程度的等級。

7.9 降密 downgrade

降低檔案文件的原有保密等級。

7.10 解密 declassificationg

解除已失去保密價值檔案文件的保密限制。

7.11 編纂 compilation

按照一定的題目、體例和方法編輯檔案文獻的活動。

7.12 大事記 chronicle of events

按照時間順序簡要記述一定范圍內發生的重大事件、重要活動的一種檔案參考資料。

7.13 組織沿革 administrative history

系統記述一個機構(地區、行業)體制、職能等基本狀況變遷過程的一種檔案參考資料。

7.14基礎數字匯集 collection of essentia1 data

以數量特征反映一個地區(機構、行業)基本情況的一種檔案參考資料。

7.15 專題概要 thematic summary

簡要記述某一特定的社會事物或自然現象產生、發展、變化情況的一種檔案參考資料。

7.16 檔案出版物 archival publications

以檔案、檔案工作、檔案學為基本內容的出版物。

8. 檔案的保管與保護

8.l 保管 Custody

維護檔案完整與安全的活動。

8.2 保護 conservation

防止檔案受損,延緩檔案退變和搶救、修復受損檔案的活動。

8.3 全宗卷 fonds descriptive file

由說明全宗歷史和現狀的有關文件材料組成的專門案卷。

8.4 檔案館建筑 archives building

檔案館專用的內設檔案庫房、工作用房和利用服務場所的建筑物。

8.5 檔案庫房 archival repository

收藏檔案的專門用房。

8.6 檔案裝具 archives container

用于存放檔案的器具,包括檔案柜、檔案架、檔案盒等。

8.7 密集架 compact shelving

為節省空間而設計的可在軌道上水平移動的活動存儲裝置。

8.8 載體 medium;介質 medium

可將信息記錄于其上或其中的物質材料。

8.9 耐久性 durability

檔案記錄材料在保存和使用情況下保持其原有物理強度和化學穩定性的程度。

8.10 退變 deterioration

檔案記錄材料因理化或生物作用而逐步老化變質直至損毀的過程。

8.11 修復 restoration

使受損或退變檔案恢復或接近原有特征,或對其進行加固的過程。

8.12 加固 reinforcement

將某種材料附著在檔案載體上,以提高其強度和耐久性或使字跡得以保護的技術。

8.13 修裱 mounting 使用粘合劑把選定的紙張修補或托漾在已破損的檔案上,以恢復或增強其強度和耐久性的技術。

8.14 適宜性原則 Principle of compatibility

檔案修復工作應遵循的原則之一,即所用修復材料必須有最適宜的強度和特性。

8.15 相似性原則 Principle of similarity

檔案修復工作應遵循的原則之一,即所選用的修復材料必須與被修復件具有相類似的厚度、顏色和結構等。

8.16 可逆性原則 Principle of reversibility

檔案修復工作應遵循的原則之一,即檔案在修復處理后,如有必要可通過再處理恢復到處理前的狀態。

8.17 加濕 humidification a)增加檔案庫房內相對濕度的方法。 b)將過于干燥和易碎文件放在蒸氣室或有潮濕空氣的容器內,使之逐步吸收水分以增加柔性的方法。

8.18 去濕 dehumidification

降低檔案庫房內相對濕度的方法。

8.19 脫酸 deacidification

為去除或降低紙質材料中的酸,用弱堿對其進行處理的技術。

8.20 去污 cleaning

清除檔案上的污垢和灰塵的方法。

8.21 熏蒸 fumigation

在密閉環境下,將檔案置于易揮發物質或有毒化學物質產生的氣體中以殺滅害蟲和菌類的方法。

8.22 防災規程 disaster plan

為防止或減少災害對檔案造成破壞而制訂的應對方針和工作程序。

8.23復制 reprography

利用復印、縮微攝影、磁盤拷貝、復寫、印刷等手段生成內容與檔案原件相同的復制品的技術和方法。

8.24 檔案縮微品 archival microform

含有檔案縮微影像的各種載體(通常是膠片)的通稱。

9. 檔案統計

9.l 統計 Statistics

對反映和說明檔案及檔案工作現象的數量特征進行搜集、整理和分析的活動。

9.2 登記 registration

登錄檔案和檔案管理有關數據的過程。

9.3 統計指標 statistical target

反映檔案或檔案工作現象的指標名稱及其數值。

9.4 統計報表 statistical form

由檔案行政管理部門下達的具有統一制式、用于檔案數據統計的表冊。

9.5 統計分析 statistical analysis

對統計資料進行綜合歸類、比較研究,以揭示檔案、檔案工作內在聯系與發展規律的活動。

9.6 全宗卡片 fonds card

檔案館向檔案行政管理部門填報的以全宗為單位反映館藏全宗情況的卡片。

9.7 全宗單 fonds management sheet

以全宗(5.5)為單位反映檔案館(2.24)對全宗(5.5)管理狀況的登記單。
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